Descrição
Plano de contas tem como propósito proporcionar ao usuário vincular lançamentos financeiros a determinados grupos que caracterizem o tipo do lançamento financeiro como por exemplo Receitas, Despesas, Custos, Investimentos dentre outros grupos de planos de contas que podem ser criados conforme a necessidade do usuário.Tem como funcionalidade servir de base para estruturar relatórios contábeis como balanço patrimonial, demonstração de resultados (DRE) dentre outros, desta forma o usuário consegue ter uma melhor visualização do mapeamento das despesas e receitas da empresa.
Para acesso a tela de Plano de Contas deve-se acessar a aba Menu do sistema onde será apresentado um menu, selecionar a opção Financeiro onde um sub-menu será visualizado contendo mais opções, selecionar a opção Plano de Contas conforme a imagem abaixo ilustra:
Acesso a tela de plano de contas
Após clicar na opção Plano de contas a tela será aberta conforme a imagem abaixo:
Tela plano de contas
Abaixo a descrição dos campos que compõe a tela:
1) Código/Classificação: o campo Código/Classificação ao ser cadastrado deve obedecer um determinado padrão, a primeira numeração indica o índice da árvore pai que o item faz parte, as demais numerações a partir do segundo índice indicam os sub-itens que fazem parte da estrutura da árvore pai que seriam registros filhos. Abaixo a imagem do grid da tela de plano de contas contendo a especificação dos itens da estrutura da árvore de plano de contas para ilustração:
Estrutura árvore plano de contas
Item a: O primeiro item Entradas conforme na imagem acima é o item pai da árvore com o índice 1 na representação e esta com o tipo T (título) que caracteriza um item pai na árvore;
Item b: O segundo item Recebido de Clientes é o filho do item Entradas pois possui o código de índice 1.1 conforme a representação e esta classificado com o tipo T (título);
Item c: O terceiro item Recebido em cheque ou dinheiro faz parte da árvore Entradas porém é um item filho do sub-item Recebido de Clientes pois possui o código do índice 1.1.1 e esta classificado com o Tipo A (Análitico);
2) Descrição: campo destinado ao preenchimento da descrição do item de plano de contas;
3) T ou A: este campo tem por finalidade definir se o item do plano de contas será classificado como T (Título) que seriam os itens pais da árvore de plano de contas e o tipo A (Analítico) que é utilizado para definir os itens filhos de uma determinada árvore pai;
4) Ativo: campo destinado a definir se o determinado plano de contas esta Ativo (S) ou Inativo (N);
5) Código: tem por finalidade montar o código do item de plano de contas informando no campo código a numeração a qual árvore pai que o item pertence e nos campos sub a sequência do código, se o mesmo é apenas um item filho da árvore ou se também possui filhos exemplo: Código: 1 (represente árvore pai), Sub (representa o código de identificação do item), Sub (identifica se o item possui filhos);
6) Contabilidade Crédito: tem como propósito informar o código de plano de contas da contabilidade para que quando for feita a exportação de dados do plano de contas criado no sistema possa ser feito o cruzamento de informações com a contabilidade;
7) Contabilidade Débito: tem como propósito informar o código de plano de contas da contabilidade para que quando for feita a exportação de dados do plano de contas criado no sistema possa ser feito o cruzamento de informações com a contabilidade;
8) Classificação de Custo: campo destinado a informar o tipo do custo contendo as opções Fixo, Variável e Financeiro;
9) Classificação DRE: este campo tem por finalidade classificar os itens de planos de contas vinculando os mesmos a itens agrupadores do relatório de DRE ex: o item do plano de contas Entradas esta associado ao tópico agrupador Receitas de Vendas para o relatório da DRE.
Sessão botões funcionalidades
10) Botão Novo: ao clicar no botão novo o sistema habilita os campos para modo de edição permitindo assim ao usuário preencher as informações necessárias para a criação de um novo plano de contas no sistema;
11) Botão Confirmar: ao clicar neste botão o sistema realiza a confirmação das alterações de informações de um determinado plano de contas que estava sendo editado ou salva as informações no sistema de criação de um novo plano de contas;
14) Botão Alterar: selecionando um registro de plano de contas e clicando no botão Alterar a tela entra em modo de edição para alterar as informações do registro;
13) Botão Cancelar: ao clicar no botão cancelar o sistema para o processo de criação de um novo plano de contas ou edição de um registro já existente interrompendo o processo de edição e mantendo o estado original das informações do registro;
14) Botão Excluir: este botão realiza a exclusão de um determinado registro de plano de contas selecionado;
15) Botão Consultar: ao clicar neste botão o sistema abre a tela de consulta de plano de contas conforme imagem abaixo:
Tela consulta plano de contas
a) Filtro pesquisa dinâmica: campo destinado a pesquisa dinâmica dos planos de contas podendo informar o nome do plano de contas, código, tipo, índice dentre outros campos que apareçam no grid de registros da tela de consulta;
b) Filtros opções: a opção de filtros permite ao usuário realizar a pesquisa de registros de planos de contas por status de arquivados, datas e contendo a opção de limpar filtros que apaga a configuração de filtros criada pelo usuário.
16) Botão Menu: o botão menu ao ser selecionado apresenta três funcionalidades que serão descritas abaixo:
Botão menu opções
a) Realocar lançamentos financeiros: esta funcionalidade permite ao usuário realocar lançamentos financeiros que estejam vinculados a um determinado plano de contas para outro registro de plano de contas. Para iniciar o fluxo primeiramente precisa ser selecionado na tabela de plano de contas um registro que tenha lançamentos financeiros vinculados e posteriormente clicar na funcionalidade pelo botão menu, ao realizar este processo o sistema irá apresentar uma tela contendo uma mensagem conforme a imagem abaixo:
Mensagem realocar lançamentos financeiros para novo plano de contas
A mensagem menciona que existem lançamentos financeiros vinculados ao plano de contas selecionado e menciona para selecionar o novo plano de contas para fazer a mudança, para dar continuidade ao fluxo basta clicar no botão Ok conforme na imagem anterior, o sistema irá abrir a tela de consulta para selecionar o novo plano de contas conforme imagem abaixo:
Tela seleção novo plano de contas
Selecionando o novo plano de contas será apresentada uma nova tela mencionando que os plaçamentos que estavam vinculados ao antigo plano de contas serão realocados para o novo plano de contas selecionado, para confirmar a operação basta clicar no botão Sim conforme a imagem abaixo:
Mensagem confirmação transferência lançamentos novo plano de contas
Clicando em Sim o sistema irá finalizar o processo transferindo todos os lançamentos financeiros para o novo plano de contas.
b) Aplicar classificação DRE: esta opção permite aplicar a classificação da DRE por plano de contas, podendo ser aplicada a um único plano de contas ou aos filhos do plano de contas pai da árvore, clicando nesta funcionalidade é apresentada a tela abaixo para a seleção do tipo de DRE e do plano de contas:
Tela aplicar classifcação da DRE no plano de contas
1) Classificação DRE: este campo permite selecionar o item da DRE a qual será aplicado ao plano de contas;
2) Plano de contas: permite ao usuário selecionar o plano de contas onde será aplicado a classificação da DRE;
3) Aplica nos planos de contas filhos % : ao marcar esta opção caso o plano de contas selecionado por itens filhos a classificação da DRE também será aplicada aos itens filhos do plano de contas;
4) Botões Cancelar/Aplicar: o primeiro botão Cancelar cancela o procedimento sendo que o segundo botão Aplicar conclui o processo de classificação da DRE para os planos de contas.
c) Atualizar índices: esta funcionalidade realiza o processo de atualização dos índices de todos os planos de contas cadastrados no sistema.
Abaixo segue o vídeo referenciando as funcionalidades da tela do plano de contas:
